Τι είναι το PMO και τι σημαίνει PMO

. Επιπλέον, έχετε καλύτερη γνώση της σημασίας του PMO σε κάθε οργανισμό και τι κάνει ένα αποτελεσματικό PMO.

? (Οδηγός & infographic)

Τα γραφεία διαχείρισης έργων έχουν γίνει όλο και πιο δημοφιλή κατά την τελευταία δεκαετία, με τον αριθμό των PMO σε εταιρείες να συνεχίζουν να αυξάνονται, σύμφωνα με την Έρευνα Διαχείρισης Πολιτών 2020, Ηνωμένο Βασίλειο: WellingTone PPM.

Αλλά ποιος είναι ο ρόλος ενός PMO και ποιος σκοπός εξυπηρετεί στη διαχείριση έργων και στις επιχειρήσεις? Αυτό το άρθρο ασχολείται με την έννοια ενός γραφείου διαχείρισης έργων (PMO), παρέχοντας μια βαθύτερη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο ένα PMO μπορεί να εξορθολογίσει τις διαδικασίες διαχείρισης έργων, να ευθυγραμμίσει τα έργα με τους επιχειρηματικούς στόχους και τελικά να οδηγήσει την οργανωτική επιτυχία.

Για να μεγιστοποιήσετε το δυναμικό του PMO σας, σκεφτείτε να εφαρμόσετε την ολοκληρωμένη λύση γραφείου διαχείρισης του Wrike, η οποία προσφέρει ένα ισχυρό σύνολο εργαλείων που αποσκοπούν στην ανύψωση της απόδοσης του PMO και τη βελτίωση της συνεργασίας σε ομάδες έργων.

?

Ένα PMO (γραφείο διαχείρισης έργων) είναι μια εσωτερική ή εξωτερική ομάδα που καθορίζει και διατηρεί πρότυπα διαχείρισης έργων σε έναν οργανισμό. Τα PMOs είναι υπεύθυνα για τη διατήρηση των βέλτιστων πρακτικών και την τεκμηρίωση της κατάστασης και της στρατηγικής του έργου σε ένα μέρος.

Το γραφείο διαχείρισης του έργου είναι ο κάτοχος τεκμηρίωσης, καθοδήγησης και μετρήσεων για την εκτέλεση του έργου, εξασφαλίζοντας ότι τα έργα ολοκληρώνονται εγκαίρως και εντός προϋπολογισμού.

Ρόλοι και ευθύνες PMO

Μια μικρή εταιρεία μπορεί να είναι σε θέση να ξύσει χωρίς να έχει γραφείο διαχείρισης έργων. Αλλά αν ο οργανισμός σας έχει πολυάριθμα διαλειτουργικά έργα που λειτουργούν ταυτόχρονα, έχοντας ένα PMO θα πρέπει σίγουρα να βρίσκεται στη λίστα προτεραιοτήτων σας.

Ανάλογα με το μέγεθος και το πεδίο εφαρμογής των έργων, ένα επιτυχημένο γραφείο διαχείρισης έργων θα είναι ένα ιδανικό συνδυασμό ανθρώπων, εργαλείων και διαδικασιών.

• Επιλέξτε τα σωστά έργα: Ένα PMO είναι συχνά υπεύθυνος για την επιλογή του σωστού μείγματος έργων για τον οργανισμό. Τα έργα αυτά πρέπει να ευθυγραμμίζονται με ευρύτερους οργανωτικούς στόχους. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία πολιτικών, διαδικασιών και ροών εργασίας για τον καθορισμό και τη διαχείριση όλων των έργων.
• Διαχείριση έργων πρωταθλητών: Είναι ο ρόλος ενός PMO για να ενημερωθούν οι εργαζόμενοι με τακτική επικοινωνία και εκπαίδευση. Αυτό περιλαμβάνει τη διατήρηση μιας κοινής κουλτούρας έργου, τις ομοιόμορφες τεχνικές εργασίας και τον καθορισμό μετρήσεων έργου και KPIs.
• Εκτελέστε αποτελεσματική διαχείριση πόρων: Ένα PMO θα πρέπει να καθορίζει τους ρόλους και τις ευθύνες και να διαχειρίζεται τις προτεραιότητες που βασίζονται σε προϋπολογισμούς και χρονοδιαγράμματα. .
• Κινητοποιήστε εργαλεία έργου.

?

Παρόλο που σχετίζονται λειτουργικά, ένας υπεύθυνος έργου και ένα PMO είναι διαφορετικοί. Ενώ ένας διαχειριστής έργου είναι ένα άτομο που φροντίζει ένα συγκεκριμένο έργο από την αρχή μέχρι το τέλος, ένα PMO είναι μια ομάδα ειδικών που εργάζονται σε οργανωτικό επίπεδο.

Τα καθήκοντα του διαχειριστή του έργου περιλαμβάνουν τον καθορισμό των στόχων του έργου, τη συλλογή δεδομένων, τον προγραμματισμό των εργασιών και τη διαχείριση του κόστους, των προϋπολογισμών και των πόρων του έργου.

Το PMO είναι μεγαλύτερο σε πεδίο εφαρμογής και υλοποίηση. Πρόκειται για μια πολυεπιστημονική ομάδα, σχεδιασμού, χρηματοδότησης, διαχείρισης κινδύνων και ειδικών πόρων που συνεργάζονται για να εξασφαλίσουν ότι όλα τα οργανωτικά έργα παραδίδονται με υψηλή ποιότητα και επιτυγχάνουν τα καθορισμένα αποτελέσματά τους. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χαρτογράφηση των στόχων του έργου και τον καθορισμό των διαδικασιών, των ροών εργασίας, των μεθοδολογιών, των περιορισμών πόρων και του πεδίου εφαρμογής του έργου.

Ποιος χρειάζεται γραφείο διαχείρισης έργων?

Όχι κάθε εταιρεία έχει PMO, ούτε κάθε εταιρεία χρειάζεται ένα. Ωστόσο, τα γραφεία διαχείρισης έργων είναι ευεργετικά εάν ο αριθμός των έργων αυξάνεται σε έναν οργανισμό. Ο κίνδυνος αποτυχίας αυξάνεται όταν προκύπτουν οι πόροι και προκύπτουν ανταγωνιστικές προτεραιότητες.

Ένα PMO διαδραματίζει το ρόλο ενός αγωγού, κατανοώντας τον τρόπο με τον οποίο κάθε προτεινόμενο έργο ταιριάζει στην ευρύτερη επιχειρηματική στρατηγική. Βοηθά στη διασφάλιση της κατάλληλης κατανομής πόρων για την ελαχιστοποίηση της αποτυχίας του έργου.

Μπορεί να χρειαστείτε ένα γραφείο διαχείρισης έργων εάν:

• Τα έργα δεν ευθυγραμμίζονται σωστά με τους επιχειρηματικούς στόχους
• Τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν έχουν ορατότητα στην πρόοδο του έργου
• Δεν μπορείτε να παρακολουθείτε με ακρίβεια την επιτυχία του έργου

Πόσο δημοφιλείς είναι οι PMOs?

. Το 2000, μόνο το 47% των οργανισμών είχε PMO. Το 2020, το 89% ανέφερε ότι είχε PMO (με 50% να έχει περισσότερα από ένα).

Για εταιρείες με έσοδα άνω των $ 1B, ο αριθμός αυτός ανεβαίνει στο 95%. Μόνο 9.Το 9% των επιχειρήσεων δήλωσε ότι δεν διαθέτουν καθόλου γραφείο διαχείρισης έργων.

Ποιος στελεχίζει το PMO?

Το προσωπικό του PMO είναι πολύ έμπειροι επαγγελματίες, με μέσο όρο τουλάχιστον 10 χρόνια στο εργατικό δυναμικό. Εκτός αυτού, το 45% έχει πιστοποίηση PMP (Project Management Professional). Το μέσο γραφείο διαχείρισης έργων έχει εννέα μέλη του προσωπικού.

Το PMOS λειτουργεί σύμφωνα με τις ανάγκες και τους στόχους του οργανισμού, έτσι ώστε κάθε γραφείο διαχείρισης έργων. Σχεδόν το ήμισυ (49%) των PMOS αναφέρει απευθείας σε στελέχη σε επίπεδο C, ενώ η συντριπτική πλειοψηφία της έκθεσης PMOS σε έναν αντιπρόεδρο ή υψηλότερο.

Ο Διευθυντής PMO και ο Διευθυντής PMO

Περίπου το 85% των PMOs έχει διευθυντή PMO ή διευθυντή PMO για να επιβλέπει έργα σε ολόκληρο τον οργανισμό. Εδώ, ο Διευθυντής ή Διευθυντής του PMO διατηρεί μεθοδολογίες και πρότυπα διαχείρισης έργων, καθιερώνει την προσέγγιση του οργανισμού στον πλήρη κύκλο ζωής των έργων και διαχειρίζεται τη διανομή και την κατανομή των πόρων σε όλα τα έργα.

Διαχειριστές έργων και προγραμμάτων

Οι διαχειριστές έργων και προγραμμάτων αναφέρουν όλο και περισσότερο στο γραφείο διαχείρισης του έργου. Το ποσοστό των διαχειριστών έργων που αναφέρουν στο PMO αυξήθηκαν από 42% το 2012 σε 52% το 2016. Επίσης, το 29% των οργανισμών αναφέρει ότι το 100% των διαχειριστών του έργου τους αναφέρουν στο PMO.

Ρόλοι στήριξης

Τα PMOs περιλαμβάνουν συχνά υποστηρικτικούς ρόλους για να βοηθήσουν τους διαχειριστές έργων και προγραμμάτων με τη συλλογή ακριβών δεδομένων. Αυτοί οι ρόλοι περιλαμβάνουν:

• Προγραμματιστές έργων
• Ελεγκτές έργου
• Διοικητικό προσωπικό

Εκπαιδευτές και προπονητές PMO

Η κατάρτιση διαδραματίζει μεγάλο ρόλο στο γραφείο διαχείρισης του έργου. Περισσότερο από το ήμισυ (60%) των PMOs έχει ένα πρόγραμμα κατάρτισης διαχείρισης έργων (από 49% το 2014). . Υψηλής απόδοσης PMOs Εκπαιδεύουν την ομάδα διαχείρισης έργων στους ακόλουθους τομείς:

• 79%: Εκπαίδευση εργαλείων διαχείρισης έργων
• 67%: Προηγμένη ανάπτυξη δεξιοτήτων PM
• 61%: Εκπαίδευση ηγεσίας
• 48%: Εκπαίδευση επιχειρηματικής ευθυγράμμισης
• 48%: Προετοιμασία PMP
• 42%: Πιστοποιητικό PM
• 33%: Διαχείριση έργων Agile

Οφέλη από ένα καλό PMO

Τα PMOs συχνά αντιλαμβάνονται ως περιττό κόστος, αλλά παρέχουν αξία όταν αναπτύσσονται σωστά. Τα γραφεία διαχείρισης έργων δημιουργούν αξία από:

• Αύξηση της ικανοποίησης των πελατών
• Βελτίωση της παραγωγικότητας
• Βελτίωση της ευθυγράμμισης έργων με τον στόχο της εταιρείας
• Μείωση του αριθμού των αποτυχημένων έργων

Προκλήσεις PMO

Αν και τα οφέλη μπορεί να είναι σαφή, οι διαδικασίες PMO συχνά θεωρούνται γενικά. Η επίδειξη προστιθέμενης αξίας μπορεί να είναι δύσκολη για το γραφείο διαχείρισης του έργου και οι διαδικασίες διαχείρισης αλλαγών που επιδιώκουν να εφαρμόσουν μερικές φορές αντιμετωπίζουν αντίσταση.

Για να ξεπεραστούν αυτά τα εμπόδια, τα PMOs θα πρέπει να επικεντρωθούν στη μέτρηση και την αναφορά των κορυφαίων παροχών που περιγράφονται στην προηγούμενη ενότητα. Η επίδειξη ποσοτικοποιήσιμου αντίκτυπου σε όλη την παραγωγικότητα, την εξοικονόμηση κόστους, την ικανοποίηση των πελατών και άλλους KPIs αποδεικνύει την αξία ενός PMO και αυξάνει την εμπιστοσύνη σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Πώς να διαχειριστείτε το έργο σας με πρότυπο PMO

Εάν δεν είστε σίγουροι για το πού να ξεκινήσετε με τη δημιουργία ενός γραφείου διαχείρισης έργων από το μηδέν, χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο για να αυτοματοποιήσετε κάποια από τα εμπλεκόμενα έργα, μπορεί να κάνει τη διαδικασία πολύ πιο καθαρή. Ένα πρότυπο PMO σας επιτρέπει να δείτε ακριβώς πώς θα πρέπει να οργανωθεί το χαρτοφυλάκιό σας και να το προσαρμόσετε στα δικά σας πρότυπα.

Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο, όπως αυτό που βρέθηκε στο Wrike, κάνει τη δομή του PMO σας εύκολη. Το πρότυπο Wrike δίνει στο PMOS τα εργαλεία που χρειάζονται για να χτυπήσουν το έδαφος με κάθε νέο έργο, όπως τα έντυπα αιτήματος, οι προσαρμόσιμοι πίνακες ελέγχου για να ενημερώσετε τα πρότυπα, τα πρότυπα έργου για την προτιμώμενη μεθοδολογία σας και την παρακολούθηση του RAID για να διατηρήσετε τους κινδύνους στο ελάχιστο.

Το μέλλον του PMO

Η δημοτικότητα του PMO αυξάνεται, αν και αυτό που θα μοιάζει με το PMOS στο μέλλον είναι αβέβαιο. Οι αναδυόμενες τεχνολογίες όπως το Smart Machines, το AI (Τεχνητή Νοημοσύνη) και το Διαδίκτυο των πραγμάτων (IoT) θα μπορούσαν να εξαλείψουν πολλούς από τους ρόλους του PMO και τις καθημερινές λειτουργίες.

. (Gartner, Primer μετασχηματισμού PMO για το 2018, Robert A. . “Τα PMO που αποτυγχάνουν να προσαρμόσουν το πρόσωπο που περιγράφεται σε διαχείριση κόστους ή απαξίωση.«

Τα γραφεία διαχείρισης έργων μπορούν να συνεχίσουν να παρουσιάζουν αξία ενόψει της αλλαγής με τους ακόλουθους τρόπους:

• . Εάν οι οργανώσεις τους επιδιώκουν βελτιωμένη ευελιξία, οι PMOs πρέπει να είναι έτοιμοι να μετατοπίσουν τον τρόπο λειτουργίας τους για να φιλοξενήσουν.
• Χρησιμοποιήστε μετρήσεις και πίνακες ελέγχου για να αποδείξετε την αξία των έργων και των προγραμμάτων που αγγίζουν, καθώς και το ίδιο το PMO
• Ισορροπήστε την ανάγκη για καινοτομία με την ανάγκη σταθερότητας
• Κατανοήστε πώς οι νέες τεχνολογίες και συστήματα όπως το AI και το IoT θα επηρεάσουν τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η εργασία

Η κατώτατη γραμμή για το γραφείο διαχείρισης έργων

Το PMO είναι ένα όλο και πιο ουσιαστικό μέρος ενός επιτυχημένου οργανισμού. Καθώς εμφανίζονται νέες τεχνολογίες και οι εταιρείες αναζητούν καινοτομία, οι PMO πρέπει να εξελίσσονται για να παραμείνουν σχετικές και πολύτιμες.

Σε αυτό το ταχέως εξελισσόμενο επιχειρηματικό τοπίο, τα PMOs πρέπει επίσης να προσαρμοστούν με ευελιξία. . Αυτή η λύση μπορεί να βοηθήσει στην προώθηση του ψηφιακού μετασχηματισμού σε ολόκληρο τον οργανισμό σας, διασπώντας τα σιλό και εξασφαλίζοντας ομαλή, συνεπή εκτέλεση.

Ανεξάρτητα από την εστίαση της ομάδας PMO από τον στρατηγικό σχεδιασμό και το PPM στη διαχείριση προγραμμάτων ή τις συγχωνεύσεις και εξαγορές, μπορείτε να προσαρμόσετε τις ροές εργασίας και να επιλέξετε τα χαρακτηριστικά που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας.

.

Μοιραστείτε το infographic μας στον δικό σας ιστότοπο χρησιμοποιώντας αυτόν τον κώδικα ενσωμάτωσης:

Τι είναι το PMO και τι σημαίνει PMO?

Μπορεί να αναρωτιέστε τι είναι το PMO? Λοιπόν, το PMO είναι ένα ακρωνύμιο για το γραφείο διαχείρισης έργων. .

. .

Οι οργανισμοί που επενδύουν σε πολλά έργα εξαρτώνται από τα PMOs για τη διαχείριση της εργασίας και των στρατηγικών. Σε αυτή την περίπτωση, οι μεθόδους και οι διαδικασίες της συσκευής PMOS για την πρακτική ολοκλήρωση κάθε έργου.

• Τα PMOs αποτελούν μέρος του Τμήματος Έρευνας και Ανάπτυξης που έχει επιφορτιστεί με τη διαχείριση των εταιρειών έργων.
• .
• Ένας οργανισμός μπορεί να έχει στρατηγικό PMO στο ανώτατο επίπεδο διοίκησης. .

?

. Ένα γραφείο διαχείρισης έργων οδηγεί ομάδες και αναπτύσσει μετρήσεις απόδοσης που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση του έργου. Ο ρόλος ενός PMO σε κάθε οργανισμό μπορεί να διαφέρει.

Διαχείριση πόρων: Ένα γραφείο διαχείρισης έργων διαχειρίζεται και διαθέτει πόρους της εταιρείας σε διάφορες δραστηριότητες και έργα. Αυτό γίνεται συνήθως με βάση τις οργανωτικές προτεραιότητες και τον προϋπολογισμό.

Σχεδιασμός και διακυβέρνηση: Ένα PMO μπορεί να επιφορτιστεί με την επιλογή επενδυτικών έργων που υποστηρίζουν τους οργανωτικούς στόχους, την περιγραφή των κριτηρίων για κάθε έργο και την παροχή συμβουλών στη διοίκηση στο ROI του έργου. Κατά συνέπεια, ένα PMO εξασφαλίζει ότι η διοίκηση λαμβάνει τις σωστές αποφάσεις με βάση τις ακριβείς πληροφορίες.

Οργανωτική κουλτούρα: Ένα PMO μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον καθορισμό της κουλτούρας του έργου επικοινωνώντας και κατάρτιση των εργαζομένων σε μεθόδους και βέλτιστες πρακτικές. Αυτό ενισχύει την οργανωτική κουλτούρα.

Διαφάνεια: Το PMO προσφέρει ακριβείς και σχετικές πληροφορίες σχετικά με έργα για την υποστήριξη της οργανωτικής λήψης αποφάσεων. Με αυτόν τον τρόπο, ένα PMO εξασφαλίζει διαφάνεια και λογοδοσία.

Τα PMO συνήθως δημιουργούνται για να διευκολυνθούν η εκτέλεση του έργου. Αυτό γίνεται κυρίως βοηθώντας ομάδες έργων, διευκολύνοντας την αποτελεσματική εφαρμογή στρατηγικών, την κατάρτιση των εργαζομένων και την παρακολούθηση της προόδου.

?

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως ο κυριολεκτικός ορισμός του PMO – είναι το γραφείο διαχείρισης του έργου. . Ένα PMO είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της βελτίωσης των κύκλων έργων και της βοήθειας των επιχειρήσεων αποτελεσματικά.

Η κατανόηση του τι σημαίνει PMO είναι σημαντική τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τις νεοσύστατες επιχειρήσεις, διότι αυτό που μετράται τείνει να βελτιωθεί είτε αυτό είναι σπριντ προγραμματιστών, έργα μάρκετινγκ ή φάσεις σχεδιασμού που μετρούν τα αποτελέσματα επιτυχίας και την παρακολούθηση της KPI μέσω μιας υγιεινής διαδικασίας PMO ίσως ο χάρτης που βοηθά αυτά Η εταιρεία φτάνει στο επιθυμητό τελικό σημείο.

Τύποι PMOs

Τα PMO διαφέρουν σε κάθε τμήμα και οργανισμό. Κατά συνέπεια, εκτελούν διαφορετικά καθήκοντα και εκτελούν τους ρόλους τους με μοναδικούς τρόπους. Συνήθως, τα PMOs κατηγοριοποιούνται ως:

1.

Αυτός ο τύπος γραφείου διαχείρισης έργων λειτουργεί αποτελεσματικά αξιολογώντας την εφαρμογή και τη χρήση διαφόρων διαδικασιών, μεθόδων, εργαλείων και προτύπων. Το PMO μπορεί επίσης να ελέγξει τον τρόπο με τον οποίο εφαρμόζονται στρατηγικές περιγράφοντας μια κατευθυντήρια γραμμή για την ολοκλήρωση της εργασίας.

2. Υποστηρικτικό PMO

Αυτός ο τύπος PMO υποστηρίζει αναπτυξιακά έργα και δραστηριότητες της εταιρείας. Αυτό γίνεται με τη συλλογή πληροφοριών έργου, περιγράφοντας τις βέλτιστες πρακτικές, την κατάρτιση των εργαζομένων και την παροχή συμβουλών στην ανώτατη διοίκηση. Ένα υποστηρικτικό PMO δεν ασκεί έλεγχο των έργων και των δραστηριοτήτων.

3. Οδηγία PMO

Αυτό το PMO ελέγχει το πιο σημαντικό μέρος των έργων σε μια εταιρεία. Το PMO προσφέρει οδηγίες σε όλες τις πτυχές του έργου και αξιολογεί την απόδοση με την πάροδο του χρόνου.

?

Με βάση την έρευνα και τα αποτελέσματα, ένας οργανισμός μπορεί να απαιτεί PMO για πολλούς σκοπούς. Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους η εταιρεία σας μπορεί να χρειαστεί PMO:

• Ο οργανισμός θέλει να διαχειριστεί πολλά έργα και δραστηριότητες
• Για συντονισμό και κατανομή των πόρων ανάλογα
• Για να λαμβάνετε ακριβείς πληροφορίες που βοηθούν στη λήψη αποφάσεων ήχου
• Όταν ο οργανισμός πρέπει να επενδύσει σε πολλά έργα σε διάφορα τμήματα
• Όταν υπάρχει ανάγκη να ληφθούν γρήγορες αποφάσεις σε ένα ταχέως μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον
• Για τον εξορθολογισμό του κόστους
• Όταν η εταιρεία διαθέτει ένα εκτεταμένο και συντριπτικό σύστημα αναφοράς

. . Μια τέτοια ρύθμιση διασφαλίζει την αποτελεσματική επικοινωνία των οργανωτικών στόχων για την ευθυγράμμιση των έργων με τις απαιτήσεις των βασικών υπεύθυνων λήψης αποφάσεων.

Ένα στρατηγικό PMO στο εκτελεστικό επίπεδο επιτρέπει διαδικασίες εφαρμογής, ρόλους και εργαλεία, όπως σχεδιάστηκε από πάνω και μεταδίδονται σε κάθε ομάδα. Κάθε μέλος της ομάδας που εργάζεται σε ένα έργο πρέπει να επιταχυνθεί σε ό, τι απαιτείται και στις μεθόδους.

Τι κάνει ένα αποτελεσματικό PMO?

Ένα αποτελεσματικό PMO είναι απαραίτητο για την εξασφάλιση της επιτυχούς εφαρμογής και εκτέλεσης έργων. Τα PMOs από την κορυφαία απόδοση συχνά προσφέρουν καλύτερες οδηγίες για την ολοκλήρωση του έργου. Αυτό σημαίνει τη διαχείριση των προθεσμιών, τη συνάντηση των προϋπολογιστικών απαιτήσεων και των ορίων και την εξασφάλιση εργασιών υψηλής ποιότητας μετά την ολοκλήρωση. Με άλλα λόγια, το πιο αποτελεσματικό PMO εκτελεί το καθήκον του συνολικά για να δώσει καλύτερα αποτελέσματα στο τέλος της ημέρας.

Ένα αποτελεσματικό PMO πρέπει:

• Καθορίστε σαφώς το πεδίο και τους στόχους των έργων
• Εκτιμώ το κόστος του έργου
• Αποτελούν ειδικά μέλη της ομάδας
• Εργάζονται αβίαστα με τους προμηθευτές
• Αξιολογήστε έργα πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκτέλεση
• Συνεργαστείτε με τα σχετικά τμήματα

.

Ρύθμιση ενός PMO

. Η δημιουργία ενός PMO θα πρέπει να βασίζεται σε διακριτικές αποφάσεις και να αντιμετωπίζεται ως ένα άλλο οργανωτικό έργο. Με αυτό κατά νου, η ροή της διαδικασίας θα πρέπει να περάσει από τρεις φάσεις. Ανάλυση κατάστασης, ανταποκρινόμενη στην κατάσταση και υλοποίηση.

Χρειάζεστε μια ομάδα με εμπειρία στη διαχείριση αλλαγών . . . Αυτή η ένταξη βοηθά στη διαχείριση της αντίστασης και στην ενίσχυση της συνεργασίας.

Το πρώτο βήμα περιλαμβάνει την ανάλυση της υπάρχουσας κατάστασης στον οργανισμό και σε ολόκληρο το επιχειρηματικό περιβάλλον. Μπορεί να θέλετε να αξιολογήσετε τις διαδικασίες, τις μεθόδους, τα εργαλεία και τις δραστηριότητες για να καθορίσετε τις αδυναμίες. Μην σκεφτείτε μόνο αν λειτουργεί κάτι ή όχι. . Επιπλέον, ίσως χρειαστεί να αξιολογήσετε τα έργα εντός του οργανισμού.

. .

Μια πλήρης ανάλυση κατάστασης θα βοηθήσει να καθοριστεί οι στόχοι του έργου σύμφωνα με τους στόχους της εταιρείας. Αυτό είναι δυνατό εάν συμπεριλάβετε όλους τους ενδιαφερόμενους στην αξιολόγησή σας.

?

Μετά την ανάλυση της κατάστασης, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο που ανταποκρίνεται στα ευρήματά σας. Το πρώτο βήμα εδώ είναι να καθορίσουμε τον στόχο και τις ευθύνες. ? Πώς μπορεί να ανταποκριθεί στις αδυναμίες που έχετε εντοπίσει?

Εδώ μπορείτε να τροποποιήσετε το PMO για να εξυπηρετήσει το σκοπό του:

• Εκπαίδευση υπαλλήλων για το προσδιορισμένο έργο
• Υποστηρικτικές δραστηριότητες και διαδικασίες που σχετίζονται με το έργο
• Προτεραιότητα στις βέλτιστες πρακτικές που βασίζονται στην ανάλυση κόστους-οφέλους
• Ενσωμάτωση εργαλείων PMO

Η καλύτερη ιδέα είναι να ξεκινήσετε μικρές και να αποφύγετε την υπερφόρτωση του PMO από την έναρξη. Μπορεί να θέλετε να επιμείνετε σε μία ευθύνη για βελτιωμένη παραγωγικότητα. Επιπλέον, θα πρέπει να επικοινωνείτε με τους ενδιαφερόμενους για να περιορίσετε τις απαιτήσεις τους και να τις ευθυγραμμίσετε με συνεχιζόμενα έργα και στόχους.

Ένα PMO μπορεί να θεωρηθεί ως νέα ανάπτυξη εντός του οργανισμού. Αυτό σημαίνει ότι χρειάζεται χρόνο για να γίνει συνηθισμένο. Επιπλέον, περιμένετε μια απότομη καμπύλη μάθησης και βοηθήστε τους υπαλλήλους να προσαρμοστούν ανάλογα.

Εφαρμογή ενός PMO

Κάθε έργο απαιτεί στοχαστική εφαρμογή έργου. Πρέπει να κάνετε ένα βήμα κάθε φορά ενώ φέρνετε την υποδομή που απαιτείται για να το δείτε. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, η εστίασή σας θα πρέπει να είναι στη διαχείριση των αλλαγών και να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να προσαρμοστούν στο νέο κανονικό.

Αυτό το στάδιο απαιτεί αποτελεσματική επικοινωνία σε όλα τα επίπεδα για να επιταχύνετε όλους σε ταχύτητα. . Για παράδειγμα, επικοινωνήστε με τους υπαλλήλους σχετικά με το έργο, την ομάδα του έργου για να το δει μέσω του ηγέτη της ομάδας και τα οφέλη του.

Μόλις η φάση εφαρμογής βρίσκεται σε όλα τα συστήματα, χρειάζεστε μια μέτρηση απόδοσης για να αξιολογήσετε την επιτυχία. Για παράδειγμα, θα χρειαστείτε τρόπους για να καθορίσετε την πρόοδο μετά από κάθε στάδιο. Πώς σκοπεύετε να μετρήσετε την απόδοση? Ποιοι θα ήταν οι βασικοί δείκτες απόδοσης?

Αυτό είναι όπου πρέπει να ορίσετε πρότυπα και χρονικά πλαίσια. .

Βελτίωση της αποτελεσματικότητας του PMO σας

Έχουμε καλύψει τον τρόπο με τον οποίο το PMO ενός οργανισμού καθορίζει τα πρότυπα με τα οποία τα έργα σχεδιάζονται, εκτελούνται και μετρούνται, τα κοινά θέματα και τα αποτελέσματα των έργων σας μπορούν να αντληθούν και να σχετίζονται με τη μεθοδολογία σας PMO.

Για παράδειγμα, εάν ένα από τα έργα σας καταλήξει στον προϋπολογισμό, θα πρέπει να εκτελεστεί μια αξιολόγηση των γεγονότων αυτού του έργου για να προσπαθήσει να καθορίσει γιατί. Εάν το έργο _every_ καταλήξει δραματικά έναντι του προϋπολογισμού, αυτό μπορεί να υποδηλώνει ότι η μεθοδολογία που χρησιμοποιείται για την πρόβλεψη του κόστους ενός έργου είναι θεμελιωδώς λανθασμένη, απαιτώντας έτσι το PMO σας να αξιολογήσει τα προγνωστικά εργαλεία και τους υπολογισμούς τους στην πηγή.

Μέρος του ρόλου ενός PMO είναι να προσφέρει τυποποίηση έτσι ώστε οι μεταβλητές να ελέγχονται σε όλα τα έργα. Εάν τα ζητήματα σε μεμονωμένα έργα μπορούν (με ακρίβεια) να αποδοθούν στις συστάσεις ή τις κατευθυντήριες γραμμές του PMO, τότε η αποκατάσταση αυτών των ζητημάτων στην πηγή θα τα διορθώσει σε μελλοντικά έργα σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.

Τελικές σκέψεις για το πώς να δημιουργήσετε με επιτυχία ένα PMO

Τώρα ξέρετε περισσότερα για το PMO στη διαχείριση έργων και πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να βελτιώσετε την απόδοση του έργου. Επιπλέον, έχετε καλύτερη γνώση της σημασίας του PMO σε κάθε οργανισμό και τι κάνει ένα αποτελεσματικό PMO.

Αυτές οι πληροφορίες θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τον οργανισμό σας, κατανοώντας με σαφήνεια τι σημαίνει ένα PMO, πώς μπορεί κάποιος να δημιουργήσει ένα PMO και πώς ένας οργανισμός εφαρμόζει επιτυχώς ένα PMO με κλιμακωτή και υγιή τρόπο.

Τι σημαίνει PMO?

Θα θέλαμε όλοι να εργαστούμε σε μια ομάδα με τα καλύτερα από τα καλύτερα. . Τα μεμονωμένα ταλέντα τους θα πάνε σε σπατάλη εάν δεν λειτουργούν σαν μια καλά λιπαρή μηχανή. Η αποτυχία είναι επικείμενη χωρίς επικοινωνία, χρόνο και διαχείριση έργων.

Εάν αντιμετωπίζετε αυτά τα προβλήματα και επιθυμείτε αποτελεσματικότητα, PMO μπορεί να είναι το πράγμα που χρειάζεται η επιχείρησή σας. PMO .

Τι σημαίνει το ακρωνύμιο PMO?

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους ένα έργο μπορεί να αποτύχει ειδικά σε μεγάλες εταιρείες. Γραφείο Διαχείρισης Έργων (PMO) αποτελείται από επαγγελματίες με εμπειρογνωμοσύνη στη διαχείριση έργων και βοηθώντας τους επιτυχείς. Μπορούν να είναι εσωτερικές ή εξωτερικές ομάδες, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να επιλεγούν από την εταιρεία σας ή μπορείτε να προσλάβετε επαγγελματίες. Είτε έτσι είτε αλλιώς, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με το έργο σας, το οποίο είναι το μέρος για να πάτε.

Η δημοτικότητά τους αυξάνεται από τη δεκαετία του 2000 για έναν λόγο. Αυτή η ομαδική στρατηγική είναι η καλύτερη πορεία δράσης για έργα. . . Οι προθεσμίες που λείπουν και δεν γνωρίζουμε πότε να ξεκινήσουμε ένα έργο γίνεται κάτι παρελθόν. Δείχνεται ότι η κατοχή ενός γραφείου αφιερωμένο στη διαχείριση έργων μπορεί να αυξήσει το ποσοστό επιτυχίας των έργων.

Η βελτιστοποίηση είναι το κλειδί στο , Είναι εδώ για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σε καλό δρόμο. Αυτή η ομάδα επαγγελματιών παρακολουθεί κάθε μέλος, έργο και μετρικό. Με εκτεταμένη έρευνα και ανάλυση, καταλαβαίνουν τι μπορεί να αποτύχει το σχέδιό σας. Ο εντοπισμός του προβλήματος διατηρεί την ομάδα στο σωστό δρόμο.

?

PMO δεν είναι ένα μέγεθος που ταιριάζει σε όλους. Κάθε εταιρεία μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες και προσδοκίες από ένα γραφείο διαχείρισης έργων. . Ακόμη και οι ομάδες από την ίδια εταιρεία μπορούν να έχουν πρόβλημα να ολοκληρώσουν τα έργα τους για διάφορους λόγους. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα τη δημιουργία τριών τύπων PMO που είναι υποστηρικτικά, οδηγία και έλεγχος.

1. Είναι ένα χρήσιμο χέρι σε περιόδους ανάγκης. Αυτό δεν είναι τόσο αυστηρό όσο και άλλα, υποστηρικτικό . .
2. Το γραφείο διαχείρισης έργων έχει πλήρη έλεγχο των έργων σας. Όλα πρέπει να γίνουν σύμφωνα με τους κανόνες τους. .
3. Έλεγχος PMO: . PMO είναι εδώ για να βοηθήσει και να καθορίσει τους βασικούς κανόνες. Βοηθούν με τα απαραίτητα εργαλεία και την κατάρτιση, αλλά εξακολουθείτε να έχετε κάποια ελευθερία να κάνετε το έργο.

Πώς να επιλέξετε τον καλύτερο τύπο PMO για εσάς?

Τώρα που γνωρίζετε για τους διαφορετικούς τύπους . Σκεφτείτε τις ανάγκες της δουλειάς σας, είναι μια κυβερνητική δουλειά που απαιτεί απόλυτη φροντίδα ή είναι μια μικρή εταιρεία όπου η ελευθερία αποτιμάται? Έλεγχος είναι το πιο συνηθισμένο μεταξύ αυτών, είναι το ευτυχισμένο μέσο με ευελιξία, αλλά ξέρετε ότι έχουν την πλάτη σας. Εάν εργάζεστε για μια μικρότερη εταιρεία ένα υποστηρικτικό PMO Θα μπορούσε να είναι το καλύτερο για εσάς, αλλά ένα αυστηρότερο μέρος όπως ένα κυβερνητικό γραφείο μπορεί να προτιμήσει έναν τύπο οδηγίας.

Ποιες είναι οι ευθύνες ενός PMO?

Το γραφείο διαχείρισης έργων είναι ο οδηγός σας για αποτελεσματική εργασία. Το κύριο καθήκον τους είναι να εξαλείψουν το χρόνο σπατάλης, τα χρήματα και το σημαντικότερο στις προσπάθειές σας. Με τη βοήθειά τους, εστιάζετε στην εργασία σας και μην ανησυχείτε για τον κίνδυνο αποτυχίας ενός έργου. Αλλά πώς κάνουν αυτά τα πράγματα? Ακολουθεί μια λίστα με τα πράγματα που κάνουν για να διευκολύνουν τη ζωή σας:

• Βελτιστοποιήστε τη διαχείριση του έργου για το όφελος της ομάδας
• Διευκολύνετε την επιλογή του έργου
• Μειώστε το άγχος που προέρχεται από τις προθεσμίες και την αποτυχία του έργου
• Διαχειριστείτε τους κινδύνους
• Παρακολουθήστε τα οικονομικά και βεβαιωθείτε ότι κανένα έργο δεν είναι πάνω από τον προϋπολογισμό
• Ακολουθώντας τα μέλη της ομάδας
• Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κακές επικοινωνίες που μπορεί να οδηγήσουν σε επιπλοκές
• Παροχή ιστορικού έργου
• Παρακολουθήστε τι είναι επωφελές για την ομάδα και τι δεν είναι
• Ελέγξτε το έργο και δώστε σχόλια

Εν ολίγοις, κάνουν τη βαριά ανύψωση, οπότε όλη η ομάδα σας πρέπει να κάνει είναι να επικεντρωθεί στην ολοκλήρωση του έργου. Η παραγωγικότητα αυξάνεται ενώ όλα είναι υπό έλεγχο. Δεν υπάρχει πλέον κατοικία στις λεπτομέρειες. PMO σε ΚΑΛΥΠΤΕΙ.

Ποιος είναι ο ρόλος μιας ομάδας PMO?

Ο ρόλος του α PMO (Γραφείο Διαχείρισης Έργων) Η ομάδα είναι να υποστηρίξει και να βελτιστοποιήσει τις δραστηριότητες διαχείρισης έργων σε έναν οργανισμό. ο PMO Η ομάδα παρέχει καθοδήγηση, πόρους και βέλτιστες πρακτικές για τους διαχειριστές και τις ομάδες έργων, βοηθώντας να διασφαλιστεί ότι τα έργα εκτελούνται αποτελεσματικά, αποτελεσματικά και σε ευθυγράμμιση με οργανωτικούς στόχους και στόχους.

Συγκεκριμένα, το PMO Η ομάδα μπορεί να είναι υπεύθυνη για:

1. Ανάπτυξη και εφαρμογή πολιτικών διαχείρισης έργων, διαδικασιών και μεθοδολογιών που ευθυγραμμίζονται με οργανωτικούς στόχους και στόχους.
2. Παροχή κατάρτισης, καθοδήγησης και υποστήριξης σε διαχειριστές έργων και ομάδες, βοηθώντας να διασφαλιστεί ότι έχουν τις απαραίτητες δεξιότητες και γνώσεις για την επιτυχή παράδοση έργων.
3. Παρακολούθηση της προόδου του έργου και παρέχοντας τακτική αναφορά σε ανώτερα στελέχη, ενδιαφερόμενα μέρη και ομάδες έργων.
4. Προσδιορισμός και διαχείριση κινδύνων, ζητήματα και εξαρτήσεις και αναπτύσσοντας σχέδια μετριασμού όπου είναι απαραίτητο.
5. Διευκόλυνση της επικοινωνίας και της συνεργασίας μεταξύ των ενδιαφερομένων έργων, συμπεριλαμβανομένων των διαχειριστών έργων, των μελών της ομάδας, των χορηγών και των εξωτερικών εταίρων.
6. Διαχείριση προϋπολογισμών και πόρων έργων, εξασφαλίζοντας ότι τα έργα παραδίδονται εγκαίρως, με προϋπολογισμό και ικανοποίηση των ενδιαφερομένων.
7. Υποστήριξη της ανάπτυξης και συντήρησης χαρτοφυλακίων έργων, συμπεριλαμβανομένης της προτεραιότητας του έργου, της κατανομής των πόρων και της αναφοράς χαρτοφυλακίου.

Συνολικά, ο ρόλος του Η ομάδα είναι να παρέχει συγκεντρωτική ηγεσία, καθοδήγηση και υποστήριξη σε δραστηριότητες διαχείρισης έργων σε έναν οργανισμό, βοηθώντας να διασφαλιστεί ότι τα έργα παρέχονται με επιτυχία και ευθυγραμμισμό με οργανωτικούς στόχους και στόχους.

Είναι PMO μια δουλειά διαχειριστή?

. ο PMO Εκτελεί διοικητικά καθήκοντα που σχετίζονται με τη διαχείριση έργων, όπως η δημιουργία αναφορών κατάστασης του έργου και η διαχείριση της τεκμηρίωσης του έργου, αλλά διαδραματίζει επίσης στρατηγικό ρόλο στην προσπάθεια ενός οργανισμού να υποστηρίξει και να προωθήσει τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου.

Με έμφαση στην εκπλήρωση των στόχων, χρονοδιαγραμμάτων και προϋπολογισμών, PMO είναι απαραίτητο για τη διασφάλιση ότι τα έργα εκτελούνται με επιτυχία και αποτελεσματικά. Ο εντοπισμός και ο έλεγχος των κινδύνων του έργου, η εφαρμογή ομοιόμορφων τεχνικών διαχείρισης έργων σε όλη την εταιρεία και η οικοδόμηση μιας κουλτούρας συνεχούς βελτίωσης αποτελούν μέρος αυτού. Περιλαμβάνει επίσης τη στήριξη και την καθοδήγηση των διαχειριστών έργων και των ομάδων.

Ως αποτέλεσμα, το PMO αποτελεί ουσιαστικό μέρος της αποτελεσματικής διαχείρισης έργων μέσα σε μια επιχείρηση, παρά απλώς μια διοικητική θέση.

Είναι η PMO μια δύσκολη δουλειά?

Αφού διαβάσετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε PMOS, Μπορεί να αρχίσει να ακούγεται σαν μια πολύ ενδιαφέρουσα επιλογή εργασίας. Όταν πρόκειται για το αν PMO είναι μια δύσκολη δουλειά που δεν μπορούμε να δώσουμε μια απάντηση σε αυτό. Εξαρτάται από το σύνολο δεξιοτήτων σας, τις ικανότητες επίλυσης προβλημάτων και την εταιρεία με την οποία σκέφτεστε να συνεργαστείτε. . Διαφορετικοί τύποι PMOS θα έχει διαφορετικές προσδοκίες από εσάς. Εάν σκέφτεστε ότι θα ευδοκιμήσετε σε μια δουλειά σαν υποστηρικτική PMO Αλλά είναι μια οδηγία PMO . Αυτή η εργασία μπορεί να είναι αγχωτική λόγω της φύσης κάθε εργασίας ανάλογα με εσάς. Ναι, θα πάρετε το άγχος από τους ώμους οποιασδήποτε ομάδας εργάζεται σε αυτήν την εταιρεία, αλλά τώρα θα είστε υπεύθυνοι για τα πάντα.

Εάν έχετε λάβει την απόφασή σας σχετικά με την παρακολούθηση αυτής της σταδιοδρομίας, σας συνιστούμε να λάβετε την κατάλληλη εκπαίδευση για να είστε μέρος του α PMO. Μπορείτε να λάβετε τα απαραίτητα μαθήματα στο Διαδίκτυο, η Google προσφέρει δωρεάν ένα πιστοποιητικό διαχείρισης επαγγελματικού έργου.

?

Η εταιρεία σας δυσκολεύεται να προβλέψει τις προθεσμίες? Είναι η επικοινωνία τόσο κακή που τίποτα δεν γίνεται? Κανείς δεν γνωρίζει ποια εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για τη διαχείριση έργων? Εάν η απάντησή σας είναι ναι, μπορεί να είναι το πράγμα που χρειάζεστε.

Ιδιαίτερα οι μεγάλες εταιρείες έχουν τόσα πολλά καθήκοντα στο χέρι που γίνεται κοινό για αυτούς να έχουν αναμεμειγμένες και κακές επικοινωνίες. Είναι δύσκολο να διατηρείτε επαφή με κάθε διαφορετικό τμήμα. Ένα εσωτερικό ή εξωτερικό γραφείο διαχείρισης έργων μπορεί να σας βοηθήσει να τοποθετήσετε τις ομάδες σας στη σειρά. Διατηρεί την παραγωγικότητα υψηλή και το κόστος χαμηλής. Θα δείτε τα οφέλη μόλις αυξηθεί η ικανοποίηση του πελάτη.

. Ετσι, ένα Μπορεί να μην είναι κατάλληλο για αυτούς, επειδή μια ομάδα διαχειριστών έργων που αλλάζουν το σύστημά τους μπορεί να οδηγήσει σε μειωμένο ηθικό και απόδοση.

Σύμφωνα με την PM Solutions Research που το 2016 το 85% των εταιρειών συνεργάστηκαν PMOS Ενώ ο αριθμός αυτός ήταν 48% το έτος 2000. ? Όταν τα δεδομένα συγκρίνονται με τα προηγούμενα έτη, η παραγωγικότητα και το ποσοστό ολοκλήρωσης των εργασιών έχουν αυξηθεί σε εταιρείες που άρχισαν να εργάζονται PMOS. Δεδομένου ότι οι προθεσμίες δεν λείπουν πια και όλα είναι τόσο αποτελεσματικά, το κέρδος αυξήθηκε. Αυτό έκανε τόσο χαρούμενες ομάδες όσο και πελάτες.

.

Διαχειριστείτε τα έργα σας με Beforesunset

Η διαχείριση του έργου επωφελείται σε μεγάλο βαθμό από το beforesunset. Μπορείτε να σχεδιάσετε, να διαχειριστείτε και να παρακολουθείτε την ανάπτυξη του έργου σας με τη βοήθεια του Beforesunset, η οποία τελικά θα αυξήσει την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα. . Αυτό εξασφαλίζει ότι όλοι εργάζονται για τους ίδιους στόχους και ότι τα καθήκοντα ολοκληρώνονται σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Επίσης, μπορείτε να παρακολουθείτε το χρόνο που αφιερώνετε σε κάθε εργασία, να παρακολουθείτε την πρόοδό σας και να κάνετε οποιεσδήποτε τροποποιήσεις χρησιμοποιώντας το Beforesunsets.

Τι περιμένεις? Δοκιμάστε το beforesunset σήμερα!

Ακολουθεί μια λίστα με 100+ εργαλεία παραγωγικότητας